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組織成員

職稱   姓名   分機

電子信箱

業    務    內    容

職務代理人    

組長     江佩樺   50521

 z10912011@email.ncku.edu.tw    

1. 綜理全組文書、郵件處理、檔案、印信管理等業務

2. 文書組各項工作計畫之規劃、擬定與督導執行

3. 機密文件 ( 校外來文 ) 之拆、密封處理

4. 統籌文書組資料彙辦作業及文書組預算控制

5. 其他協助主管及主管臨時交辦事項

林秀璿

蔡沛諭

專員  林秀璿    50530

z10012049@email.ncku.edu.tw

1. 校級對外公文總發文(含繕發公文校對、監印)

2. 公文線上簽核系統問題諮詢(附設醫院、醫學院、產學創新總中心、環安衛中心、其他單位)

3. 辦理公文系統合約案(含電子交換作業問題處理、資料備份、教育訓練、滿意度調查等)

4. 文書組資通訊相關業務及資訊安全窗口

5. 行政單位公務函件郵資申請管理、文書組財產管理

6. 文書組災防業務窗口(含各項資料填報上傳)

7. 其他協助主管及主管臨時交辦事項

吳淑萍

郭雅萍

組員  蔡沛諭   50525

 z10510041@email.ncku.edu.tw 

1. 辦理本校總收發公文之立案、編目等工作

2. 檔案保管(含檔案整理、清查及保管數量統計、檔案徵集、檔案鑑定及移轉、庫房管理等)

3. 檔案分類暨保存年限區分表之編製、檢討、修訂

4. 機密檔案檢調、保管、清查、檢討、解降密處理

5. 各單位公文線上簽核系統問題諮詢(秘書室、教務處、學務處、圖書館、文學院、電資學院)

6. 檔案管理考評(含對附設單位考評)統籌作業

7. 其他支援或交辦事項

葉培生

林秀璿

組員   郭雅萍   50528

 z10911016@ncku.edu.tw

 

1. 全校總收文之電子公文判分、登錄、統計等

2. 電子公文受文者為單位或個人公文電子函件之「轉知」處理

3. 公文時效統計、稽催及稽催管制統計製表陳報

4. 檔案檢調、應用與加值服務統籌作

5. 其他支援或交辦事項

王琇麗

蔡沛諭

組員  吳淑萍  50529

z9701015@email.ncku.edu.tw

1. 負責學校關防、鋼印、校長簽字章等印信管理

2. 收發文紙本檔案附件登錄及檢核

3. 承辦人離退之待辦公文檢核

4. 公文線上簽核系統身分申請(異動)單及公文移交申請單處理

5. 文書組個資盤點填報

6. 辦理受損檔案處置及檔案修復計畫

7. 協助檔案管理考評作業

8. 文書組綜合業務彙辦

9. 其他支援或交辦事項

郭雅萍

楊家禎

副管理師   王琇麗   50527

 z8203005@email.ncku.edu.tw 

1. 紙本收文掃描、校核、判分

2. 受文者為單位或個人公文紙本函件之「轉知」處理

3. 各單位公文線上簽核系統問題諮詢(研發處、人事室、財務處、計網中心、工學院、管理學院、生科院)

4. 檔案案卷編目、定期彙送作業

5. 檔案清理(銷毀)作業

6. 文書組網頁維護及公務信箱接收

7. 其他支援或交辦事項

蔡沛諭

吳淑萍

助理管理師   葉培生   50533

  z9307002@email.ncku.edu.tw 

1. 公文影像校核、上傳及每月影像檔案資料備份

2. 歸檔實體附件(光碟、書本)系統登錄及備份

3. 電子檔案及電子媒體檔案清查

4. 機密檔案密等註銷及檔案整理

5. 各單位公文線上簽核系統問題諮詢(總務處、主計室、國際處、博物館、理學院、規劃學院、社科院)

6. 維護檔案目錄、紙本及檔案影像三者資料正確與一致性

7. 文書組資本門採購核銷事宜

8. 文書組臨時工工作指導員

9. 其他支援或交辦事項

楊家禎

王琇麗

專案工作人員   楊家禎   50526

 z9608188@email.ncku.edu.tw 

1. 校外來文及對外發文頁碼檢核及檔案影像掃描

2. 現行公文檔案盒卷脊列印、目次表列印

3. 永久檔案卷夾拆釘裝訂,製作封面

4. 辦理檔案庫房緊急應變計畫及實地演練

5. 庫房溫濕度管理與紀錄

6. 文書組共同供應契約電子採購及小額採購核銷事宜

7. 其他支援或交辦事項

葉培生

許碧芳

技工   胡玉玲   50520

 z8306004@email.ncku.edu.tw 

1. 封發公文、張貼郵票及載運寄送

2. 寄發行政單位各類公務郵件(信件、包裹等)之登記及郵資統計

3. 收發文紙本及電子檔案編目

4. 協助檔案管理作業

5. 文書組公共空間叫修及維護(含修繕經費核銷)

6. 其他支援或交辦事項

許碧芳

楊家禎

技工   許碧芳   50531

 z10009009@email.ncku.edu.tw   

1. 全校對外公文及相關資料之繕打、列印

2. 收發文歸檔附件著錄(線上)

3. 協助檔案管理作業

4. 其他支援或交辦事項

胡玉玲

楊家禎

    室  em63070@email.ncku.edu.tw

助理管理師   周明清   63070

 z11012031@ncku.edu.tw 

1. 全校各單位(含附設及非編制單位)及教職員工生郵件管理及問題處理回應

2. 郵件系統管理、維護

3. 分信室各項行政事務之連繫協調管理

4. 分信室工作分配及工讀生之督導管理

5. 其他支援或交辦事項

蔡佩吟

胡玉玲

工友   蔡佩吟  63070

 z10701001@email.ncku.edu.tw   

1. 全校普通郵件之收受、整理、分發

2. 協助掛號 ( 含快捷 ) 郵件之登錄、分發、通知、催領

3. 協助各類郵件問題及現場臨時狀況處理

4. 分信室環境維護及工讀生工作指導

5. 其他支援或交辦事項

周明清

胡玉玲