組長  江佩樺     分機50521      z10912011@email.ncku.edu.tw

職務代理人:蔡沛諭、郭雅萍

業務內容:

1. 綜理全組文書、郵件處理、檔案、印信管理等業務

2. 文書組各項工作計畫之規劃、擬定與督導執行

3. 機密文件(校外來文)之拆、密封處理

4. 統籌文書組資料彙辦作業及預算控制

5. 其他協助主管及主管臨時交辦事項

 

組員 郭雅萍    分機50530   z10911016@ncku.edu.tw

職務代理人:吳淑萍、江佩樺

業務內容:

1. 校級對外公文總發文(含繕發公文校對、監印)

2. 公文線上簽核系統問題諮詢(附設醫院、醫學院、產學創新總中心、環安衛中心、其他單位)

3. 辦理公文系統合約案(含電子交換作業問題處理、資料備份、教育訓練、滿意度調查等)

4. 行政單位公務函件郵資申請管理、文書組財產管理

5. 文書組災防業務窗口(含各項資料填報上傳)

6. 其他協助主管及主管臨時交辦事項

 

組員  蔡沛諭     分機50525       z10510041@email.ncku.edu.tw

職務代理人:葉培生、楊家禎

業務內容:

1. 辦理本校總收發公文之立案、編目等工作

2. 檔案保管(含檔案整理、清查及保管數量統計、檔案徵集、檔案鑑定及移轉、庫房管理等)

3. 檔案分類暨保存年限區分表之編製、檢討、修訂

4. 機密檔案檢調、保管、清查、檢討、解降密處理

5. 各單位公文線上簽核系統問題諮詢(秘書室、教務處、學務處、圖書館、文學院、電資學院)

6. 檔案管理考評(含對附設單位考評)統籌作業

7. 其他支援或交辦事項

 

專案工作人員  黃芷儀    分機50528    z11403046@email.ncku.edu.tw

職務代理人:王琇麗、蔡沛諭

業務內容:

1. 全校總收文之電子公文判分、登錄、統計等

2. 電子公文受文者為單位或個人公文電子函件之「轉知」處理

3. 公文時效統計、稽催及稽催管制統計製表陳報

4. 檔案檢調、應用與加值服務統籌作業

5. 其他支援或交辦事項

 

組員  吳淑萍    分機50529    z9701015@email.ncku.edu.tw

職務代理人:黃芷儀、郭雅萍

業務內容:

1. 負責學校關防、鋼印、校長簽字章等印信管理

2. 收發文紙本檔案附件登錄及檢核

3. 承辦人離退之待辦公文檢核

4. 公文線上簽核系統身分申請(異動)單及公文移交申請單處理

5. 文書組個資盤點填報

6. 辦理受損檔案處置及檔案修復計畫

7. 協助檔案管理考評作業

8. 文書組綜合業務彙辦

9. 其他支援或交辦事項

 

副管理師  王琇麗    分機50527     z8203005@email.ncku.edu.tw

職務代理人:蔡沛諭、吳淑萍

業務內容:

1. 紙本收文掃描、校核、判分

2. 受文者為單位或個人公文紙本函件之「轉知」處理

3. 各單位公文線上簽核系統問題諮詢(研發處、人事室、財務處、計網中心、工學院、管理學院、生科院)

4. 檔案案卷編目、定期彙送作業

5. 檔案銷毀作業

6. 文書組網頁維護及公務信箱接收

7. 文書組資通訊相關業務及資訊安全窗口

8. 其他支援或交辦事項

 

助理管理師  葉培生      分機50533     z9307002@email.ncku.edu.tw

職務代理人:楊家禎、王琇麗

業務內容:

1. 公文影像校核、上傳及每月影像檔案資料備份

2. 歸檔實體附件（光碟、書本）系統登錄及備份

3. 電子檔案及電子媒體檔案清查

4. 機密檔案密等註銷及檔案整理

5. 各單位公文線上簽核系統問題諮詢(總務處、主計室、國際處、博物館、理學院、規劃學院、社科院)

6. 維護檔案目錄、紙本及檔案影像三者資料正確與一致性

7. 文書組資本門採購核銷事宜

8. 文書組臨時工工作指導員

9. 其他支援或交辦事項

 

專案工作人員    楊家禎     分機 50526     z9608188@email.ncku.edu.tw

職務代理人:葉培生、許碧芳

業務內容:

1. 校外來文及對外發文頁碼檢核及檔案影像掃描

2. 現行公文檔案盒卷脊列印、目次表列印

3. 永久檔案卷夾拆釘裝訂，製作封面

4. 辦理檔案庫房緊急應變計畫及實地演練

5. 庫房溫濕度管理與紀錄

6. 文書組共同供應契約電子採購及小額採購核銷事宜

7. 其他支援或交辦事項

 

技工  胡玉玲  分機50520    z8306004@email.ncku.edu.tw

職務代理人:許碧芳、黃芷儀

業務內容:

1. 封發公文、張貼郵票及載運寄送

2. 寄發行政單位各類公務郵件(信件、包裹等)之登記及郵資統計

3. 收發文紙本及電子檔案編目

4. 協助檔案管理作業

5. 文書組公共空間叫修及維護(含修繕經費核銷)

6. 其他支援或交辦事項

 

技工  許碧芳   分機50531   z10009009@email.ncku.edu.tw

職務代理人:胡玉玲、楊家禎

業務內容:

1. 全校對外公文及相關資料之繕打、列印

2. 收發文歸檔附件著錄(線上)

3. 協助檔案管理作業

4. 其他支援或交辦事項

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分信室 公務信箱 em63070@email.ncku.edu.tw

助理管理師   周明清     分機63070      z11012031@ncku.edu.tw

職務代理人:黃愉心、胡玉玲

業務內容:

1. 全校各單位(含附設及非編制單位)及教職員工生郵件管理及問題處理回應

2. 郵件系統管理、維護、功能優化等

3. 分信室各項行政事務之連繫協調管理

4. 分信室工作分配及工讀生之督導管理

5. 單位不明中、英文郵件包裹之處理、郵件包裹退件作業等

6. 其他支援或交辦事項

 

專案工作人員   黃愉心   分機63070    11209114@gs.ncku.edu.tw

職務代理人:周明清、胡玉玲

業務內容:

1. 全校普通郵件之收受、整理、分發

2. 掛號 ( 含快捷 ) 郵件之登錄、分發、通知、催領

3. 分信室環境維護及工讀生工作指導

4. 郵件統計月報表之彙整與編製

5. 其他支援或交辦事項