活動名稱： 115年檔案管理教育訓練暨業務交流

辦理時間： 115年9月3日（星期四）下午 14:00 - 17:00

活動地點： 雲平大樓4樓東棟第三會議室

主講： 蔡孟廷講師

參加對象： 國立成功大學文書組江佩樺組長及其同仁、國立成功大學附設醫院文書組韓組長及其同仁

交流重點摘要

本次交流主題聚焦於檔案點收、立案編目及清理鑑定等，由蔡孟廷講師於實務檔管經驗分享：

 歸檔與點收作業建議：

• 附件應盡量採隨文裝訂，銷毀時本文與附件須一併處理。
• 檔案數量與附件資訊應避免重複計算，檔案數量僅計算本文（含來文）。
• 建議早年檔案的稿別應請公文系統廠商協助從「正本」修正為「定稿」。

檔案立案編目與案由撰寫：

• 案件的內容描述可作為案情摘要使用，因此越完整越好。
• 非政府機關若核定公文為密件，收文機關可進行「適法性判斷」，將核定密等機關認定為該機關。

解降密與保存年限調整：

• 解降密完成後須將相關文件併在一起（不同媒體形式之檔案無法進行併件），主併文則須重新計算日期。
• 永久保存的檔案若需調降為定期保存，是可以透過重新鑑定方式來達成。

檔案清理與歷史檔案回溯：

因銷毀年代較久遠的檔案面臨許多挑戰，特別是必須先逐件建置完善案由等資訊，並花費較多時間整理案情摘要，建議經綜合分（評）析後提供給業務單位參考；同時，部分檔案若保存年限不合時宜，屆時也需要重新進行檢視。

效益：透過定期的教育訓練，有效強化校內同仁對檔案管理重要性之認知，為檔案實務作業奠定良好基礎。並依同仁與講師的交流反饋，作為後續優化系統功能及教育訓練規劃，有效提升本校文書檔案管理效能。

圖1：教育訓練開場

圖2：課程交流

圖3：蔡孟廷講師指導本校立案編目情況

圖4：交流大合影