文書組大事紀

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最後更新日期

2024-11-21

文書組大事紀

年度	日　期	大　　　事　　　紀　　　要
35	04月10日	聘上海私立競華中學文史教員陳鎮惡為講師，兼代文書組長，以協助推行校務。
35	10月15日	台南工業專科學校升格為臺灣省立工學院，王石安校長奉改派任長；同日，啟用臺灣省立工學院關防及院長官章。 (35.10.15.臺工院第1號)
37	02月26日	原文書組代理主任蔣廷華，因本學期擔任副教授課務甚忙，無暇兼顧，改調附工教員房文奇為本院文書組主任。
41	02月01日	王石安院長辭職，秦大鈞博士繼任院長。
	02月16日	訂定「台灣省立工學院公文處理辦法」及「公文檢查週報表」，通知各單位照辦。
	02月23日	派員持據前往省政府教育廳領取頒發本院鋼質關防官章一顆；並依規呈報於3月6日啟用。(41丑台工院人字第14號)
45	09月10日	台灣省立工學院改制為台灣省立成功大學，奉頒啟用新關防官章。
47	12月10日	教育部奉行政院台47人7151號令：「准總統府秘書長47.12.10函為教育部及其所屬機關學校印信經分別奉准換發是項印信業已鑄就送請查收轉發…」函轉換發學校銅質印信。 (教育部47.12.29台47總18943號)
48	02月04日	派組員張稼民持據前往教育部領取印信
48	02月12日	呈報啟用新頒銅質印信及校長職章
49	10月25日	上午十時舉行台南地區文書組長座談會
56	01月26日	台灣省政府教育廳核定省立成功大學教授兼總務長張書文辦理接收光復營區校舍工作著有勞績記功壹次、文書組主任張稼民協助辦理接收光復營區校舍工作得力嘉獎 (台灣省政府教育廳56.1.26教主字第11047號)
60	03月04日	台灣省立成功大學奉行政院60.3.4台六十教字第1861號令准改制為國立成功大學
61	07月29日	教育部奉行政院61.7.21台61人字第7213號令開：「一、61.6.14台(61)總字第13859號呈悉。二、經函准總統府秘書長61.7.18(61)台統字第2168號函復，以製發國立成功大學印信職章一案，經轉陳奉准製發。」(銅刻字號：復字貳壹陸參號)
	08月08日	呈報啟用國立成功大學印信及校長職章日期 (61.8.8成大總字第1152號呈)
70	08月	文書組組主任馮景熙屆齡退休，由生活輔導組組員蔡榮三升任。
79	10月01日	本校印信原由秘書室指定專人監印及印信保管，遵照教育部函示，自79.10.1起，改由本校總務處文書組負責監管，並檢奉「成大監印及印信保管人員名冊，函請教育部核備(79成大秘字第4833號)
83	08月02日	核定田至琴調派本校總務處文書組組主任、原文書組主任蔡榮三調派本校總務處秘書(83.5.13.成大人字第3653號)
84	01月01日	配合學校推動行政電腦化，經本校電算中心委託北祥資訊股份有限公司開發之公文管理系統，文書組正式上線使用。
86	02月05日	核定蔡榮三調派本校總務處文書組主任、原文書組主任田至琴調派本校總務處保管組主任(86.2.5.成大人字第0860000883號)
90	01月12日	文書組檔管組員吳炎貞，奉派專送本校二二八檔案(共47件)及檔案移轉目錄至國史館辦理移轉。
	02月06日	本校為教育部「公文電子資料交換作業專案工作小組」專案小組成員，指派文書及資訊人員，自90.02.06-05.30每星期二下午二時於科技大樓出席定期會議。(90.1.31台(90)秘管字第90012618號書函)
	11月28日	本校開始執行公文電子交換作業 90.10.19台(90)總(三)字第90149418號
91	01月01日	依檔案法施行細則第十二條規定開始辦理本校現有保存檔案「回溯編目建檔」。經初估本校 (35~90年) 回溯檔案約有53萬件，如以現有人力利用公餘建檔，約需10年始得完成。
91	03月18日	本組組員方美雲等收發文人員與計網中心資訊人員積極配合教育部推動電子公文交換作業，表現優異，依教育部建議(91.3.18台(91)總(三)字第91028237號函)及本校獎懲辦法予以獎勵。
92	12月31日	完成回溯(35至63 年)編目建檔122,443件。
93	02月01日	文書組主任蔡榮三屆齡退休。
	03月01日	文書組組員吳炎貞申請自願退休。
	03月12日	保管組主任田至琴奉調派文書組主任，惟為保管組業務運作需要，於該主任職缺尚未補實前，仍由田主任暫兼該職。
	05月04日	依「機關檔案保存年限及銷毀辦法」、「機關檔案保存年限區分參考表」及「檔案分類編案規範」等相關規定編製本校「檔案分類及保存年限區分表」(初稿)，函請各單位提供增刪修正意見，經彙整提請93.7.7.第579次主管會報確認後，報請教育部轉檔案局審核通過；並上網公告，供各業務承辦人判定檔案類別及保存年限時有所依循；同時納入公文管理系統上線測試，訂於94.1.1.起正式實施。
	05月18日	文書組組員方美雲奉派參加檔案局辦理之「93年度檔案保存維護研習會」。
	06月03日	擬訂本校「檔案管理三年(93~95)工作計劃及人力需求評估」，簽奉核准分三期辦理本校歷史檔案委外編目建檔作業、增聘1位專案助理外，並爭取經費整修改善檔案庫房級及相關軟硬體設施、配置檔案閱覽室。
	06月14日	行政院院臺秘字第0930086166_B號令發布：奉總統華總一義字第9300094171號令公布修正「公文程式條例」第七條：「公文得分段敘述，…採由左而右之橫行格式。」，自94年1月1日施行
	06月29日	依行政院函頒修正文書處理手冊第二、三、十四、十五條等有關「公文直式橫書」及「簽署原則由左而右、由上而下」之重大變革規定，文書組積極規劃配合期程，與秘書室、計網中心研商修正本校各式公文書、表單及證書等之格式。
	07月20日	本組公文管理系統，應新增檔案管理業務需要，由計網中心協助開發設計，全面更新，增加檔案管理資訊系統、各承辦人之公文製作介面及流程管理系統，並先由公文製作、繕發管理系統上線。
	07月26日	公文回溯編目建檔委外作業(約50000件)辦理招標，由駿揚科技有限公司得標。
	08月16日	文書組方美雲、葉培生、計網中心王由莉奉派參加行政院研考會舉辦之「公文橫式書寫資訊作業說明會」
	11月01日	收文、稽催及檔案管理系統上線，本組公文及檔案管理系統功能更加齊全完備。
	11月11日	文書組主任奉派參加「教育部93年度部屬機關學校總務工作文書檔案管理研討會」(11.11.~ 11.12.)
	11月29日	配合宣導推動「公文書橫式書寫」，規劃設計製作完成本校各式公文格式改為橫式，並與秘書室、計網中心合作舉辦「橫式公文系統上線」說明會，由文書組田主任簡報「橫式公文格式及製作規範」等。
	12月27日	文書組組員方美雲、計網中心王由莉奉派參加檔案局舉辦之「93年全國檔案資訊系統教育訓練」。
94	01月01日	配合本校公文系統依規修正為橫書格式，同步施行歸檔公文需參照本校新編「檔案分類暨保存年限區分表」，選填「檔案分類號」及「保存年限」，以加強本校檔案之管理與利用。 94年具永久保存價值檔案(估約18萬件)，分年分期委外掃描，並結合檔案管理系統之檔案目錄查詢功能，使具有線上閱覽及列印功能。
95	01月04日	為建立本校檔案保存價值鑑定制度，審慎處理有關檔案鑑定、銷毀、移轉或應用疑義以及「檔案分類及保存年限區分表」之修正事宜，簽奉校長同意籌組本校「檔案鑑定小組」，並請主秘擔任召集人。另聘歷史系王主任文霞、王教授健文、中文系吳教授榮富、江教授建俊、圖書館程副館長碧梧等相關領域專家學者及業務單位主管利總務長德江、文書組主任田至琴等八位委員組成，定期開會。
	01月06日	教育部總務司王司長文陸率同「檔案管理作業成效訪視小組」一行十人蒞校實地訪視考評。本校由宋副校長瑞珍主持訪視會議，訪視委員除聽取總務處文書組主任簡報「本校檔案管理業務之執行與成效」；計網中心陳組長簡報「本校公文(含檔案管理)資訊系統發展現況說明」外，並分三組實地至檔案庫房抽檢入庫之「檔案」，檢視庫房安全管理相關設施；另在會場及文書組辦公室，電腦連線實作檢核「檔案管理作業資訊化」系統作業情形及審查各項書面資料。訪視委員對本校檔管作業有許多正面講評及建議，教育部長官尤其對文書組以「不足之人力」，卻在「短短的時間，積極準備資料到這般完善」，深表「肯定與感謝」，特推薦參加「金檔獎」，同時列為教育部所屬機關之示範觀摩對象。
	01月15日	為檔案法及相關子法陸續施行，相關規定及作業要求亟待持續推展執行，且依教育部「檔案管理作業成效訪視小組」建議，須作較長期之整體規劃因應改善，對參賽「金檔獎」亦較有加分之效果，特重新檢討擬訂本校「檔案管理整體發展改進計劃」簽奉核定。
	01月16日	依教育部訪視小組建議：本校以工學院起家，檔案鑑定小組成員，除文史學者專家外，應聘請工學院退休資深教授或曾擔任院處長層級以上主管，對學校發展淵源和歷史檔案價值之判定，將更具公信力與正確性；故於2月24日召開第一次檔案鑑定小組委員會前，簽准增聘馬前校長哲儒及曾任工學院長、教務長之資深退休教授李克讓教授二位為委員。
	02月24日	召開第一次檔案鑑定小組委員會議。
	02月24日	編印本校「檔案管理作業標準手冊」，內含歸檔作業標準、機密檔案管理作業標準、檔案借調作業標準、機關調用檔案作業標準、檔案銷毀作業標準、檔案應用申請作業標準、稽催管理作業標準等七項，以供執行之依據。
	02月27日	本校檔案鑑定小組委員王文霞、江建俊及計網中心王技術師由莉與本組主任田至琴、組員方美雲等檔案管理業務相關人員，參訪檔案管理局，承陳局長親自接待，主持簡報，相關業務主管組長，熱誠導引參觀解說，獲益良多。
	05月05日	本校首次獲教育部核配1位檔案管理局撥交之95年替代役男王晟宇，至本組輔助檔案管理勤務人力。本組派王春美於95.5.5至台中漢翔航空工業股份有限公司附設訓練中心辦理交接。該替代役男服勤期間(95.5.5至96.6.25)，工作表現及服務態度均稱良好，對本組不足之檔管人力和參與「金檔獎」競賽，助益頗多。
	07月11日	為配合政府資訊公開政策及促進檔案開放與應用功能，修訂本校「檔案應用申請作業要點」，依規增訂「申請書」、「委任書」、「審核表」及「收費標準」等。
	08月24日	本校榮獲「第四屆機關檔案管理金檔獎」教育部 95.8.24台總(四)字第0950125647號
	09月25日	舉行第四屆機關案管理金檔獎頒獎典禮，本校由楊主任秘書明宗、文書組主任田至琴、組員方美雲、葉培生及計網中心王由莉，前往台北市青少年育樂中心參加頒獎典禮，由楊主任秘書明宗代表領獎。
	10月20日	教育部獎勵本校檔案管理作業成效績優且榮獲「第四屆機關檔案管金檔獎」補助款新台幣 100萬元
	10月30日	文書組主任田至琴、組員方美雲等，因主辦及協助本校公文橫式格式之規劃、設計、製作，公文管理系統之更新、測試及推廣使用，成效卓著，各獲嘉獎2次及記功1次。
	12月07日	依本校檔案鑑定小組第一次會議建議：「保存30年以上檔案全部妥為保存，並作適當之修護處理」，簽奉核編列97年概算，估約123萬元。
	12月07日	組員王汶申請自願退休。
	12月30日	回溯檔案目錄全部建檔完成。
96	01月09日	回溯建檔檔案目錄全部彙送至檔案管理局。
	01月18日	楊主任秘書明宗召開討論本校「公文線上簽核」相關事宜會議，結論續予推動。
	01月31日	推薦總務處文書組主任田至琴參加「第5屆機關檔案管理人員金質獎」。 96.1.31 (96)成大總字第0960000596號函
	03月09日	參訪中興大學「公文線上簽核系統」作業情形。
	03月27日	簽請召開本校「公文線上簽核規劃協調會」，奉　校長批示：「請李主秘當召集人，組織執行小組，推行線上簽核，所需經費由校方支付。」
	04月18日	召開「第2次檔案鑑定小組委員會議」，討論本校早期（64年之前）歷史檔案之保存、修護及清理(64至67年)已屆保存年限之檔案擬依規辦理銷毀等事宜主席：李主任秘書偉賢；出席委員:馬教授哲儒(請假)、李教授克讓(請假)、陳總務長景文、利主任德江(請假)、楊教授明宗、王主任文霞(請假)、吳教授榮富、江教授建俊、王教授健文、程副館長碧梧、田主任至琴
	06月23日	赴嘉義大學拜訪林產科學系夏教授滄琪實驗室研商毀損檔案修護事宜
	07月13日	邀請國立台南藝術大學古物維護研究所張教授元鳳親至本組檔案庫房檢視檔案保存現況，對部分早期檔案酸化與蟲害等損害之處理方式，進行評估，並提供寶貴之建議。
	08月15日	本校博物館、圖書館、總務處（文書組）與國立台南藝術大學古物維護研究所，於96年 8月15、16日，假台南藝術大學古物維護研究所合辦「紙質文物（檔案）保存修護研習會」。
	10月08日	本組擬就早期需永久保存且受損嚴重之檔案進行補救，辦理委外專業修護，特函請具有修護專長及實務經驗之嘉義大學農學院林產科學系惠予協助辦理有關檔案修護及諮詢服務。
	11月08日	總務處文書組主任田至琴榮獲第五屆機關檔案管理人員金質獎檔案管理局96.11.8檔企字第09600115182號函
97	02月01日	技術工友黃月裡屆齡退休。
	03月12日	公文線上簽核計網中心完成招標簽約作業。
	03月19日至21日	楊家禎專案工作人員奉派參加教育部舉辦之「97年檔案管理工作研習基礎實務班」。
	04月09~11日、17~18日	本部推介田至琴組任參加檔案管理局舉辦之機關檔案立案編目師資培訓之人選。
	07月23日	方美雲專員奉派參加行政院研考會舉辦之組織及團體電子憑證(XCA)申請及應用說明會。
	09月22日	修正本校「檔案分類及保存年限區分表」，經檔案管理局審核通過，並自98.1.1起實施。教育部97.9.24臺總(四)字第0970189436號函
98	02月02日	公文線上簽核系統全校正式上線使用。
	06月15日、16日	方美雲專員奉派參加「98年度教育部所屬機關學校總務工作檔案管理研習會」。
	10月01日	方美雲專員及王春美僱用書記奉派參加清華大學舉辦之「紙質檔案修護及保存研習」。
	10月01日	方美雲專員及王春美僱用書記奉派至國立臺灣大學標竿學習檔案管理現況(參觀庫房及修護)。
	11月13日	葉培生僱用辦事員奉派參加檔案管理局辦理「98年度機關檔案管理資訊系統教育訓練」。
99	08月31日	召開第三次檔案鑑定小組委員會議，討論本校戒嚴時期政治偵防及審判案件檔案是否依規移轉及如何繼續保存；主席：李主任秘書偉賢；出席委員:馬教授哲儒、李教授克讓、陳總務長景文、利主任德江(請假) 、楊教授明宗、王主任文霞、吳教授榮富、江教授建俊、王教授健文、程副館長碧梧、褚教授晴暉、田主任至琴
	11月22日	修正本校「檔案分類及保存年限區分表」，經檔案管理局審核通過，並自100.1.1起實施。教育部99.11.24臺總(四)字第0990203057號函
	12月07日	文書組田至琴主任及方美雲親送本校戒嚴時期政治偵防及審判檔案23件至檔案管理局辦理移轉事宜。
100	03月18日	文書組田至琴主任及方美雲專員奉派參加教育部舉辦之「公文系統線上簽核、檔案法規與實務概述及檔案典藏管理」教育研習第1場次。
	05月16~17日	文書組田至琴主任奉派參加教育部舉辦之「100年度教育部暨部屬機關學校文書與檔案管理教育研習」。
	07月27~29日	文書組田至琴主任奉派參加教育部假國立臺灣大學水源校區辦理之「檔案修護基本概念論述、談書畫鑑藏傳統古書畫的保存與修復、手工書製作及檔案庫房建置與觀摩等課程」。
	08月26日	楊家禎專案工作人員奉派參加教育部假國立嘉義大學蘭潭校區辦理「檔案庫房之黴菌與蟲害管理、檔案庫房建置及觀摩、檔案規劃與推廣服務」。
	10月05日	文書組田至琴主任及方美雲專員奉派參加國立臺南大學舉辦之【展覽與行銷推廣】研習。
	11月21日	教育部委託本校辦理100年度教育部暨部屬機關學校檔案管理「機密檔案法規釋例、檔案鑑定與修護-方法與案例、觀摩校史館與博物館等」教育訓練。
	11月04日	配合本校八十週年校慶於本校圖書館１樓大廳舉辦「80週年校慶-校史文物、檔案、映象展」展期100.11.4~101.6.30。
101	03月22~23日	田至琴主任奉派參加教育部假國立中興大學農業暨自然資源學院實驗林管理處惠蓀林場辦理「101年度教育部暨部屬機關學校文書與檔案管理教育研習」。
	05月24~25日	方美雲專員奉派參加教育部舉辦之「101年度教育部暨部屬機關學校檔案管理教育研習」。
	06月06日	組員王錦榕申請自願退休。
	06月06日	組員蔡毖濡遷調至總務處文書組。
	06月28日	方美雲專員奉派參加檔案管理局辦理101年度機關檔案編目作業研習會南區場次。
	11月02、16、23、30日	文書組與本校推廣教育中心合辦「檔案管理研習班─初階班」。
102	06月05~06日	教育部假中正大學辦理「102年度部屬機關(構)及公私立大專校院檔案管理主管人員研習會」由田至琴主任參加。
	08月05日	方美雲專員奉派親送戒嚴時期政治偵防及審判案件檔案(1件)至檔案管理局庫房（臺北市士林區文林路731號1樓）。
	07月10~日	文書組與本校推廣教育中心合辦「檔案管理研習班─初階班」。
	08月14日~ 09月04日	文書組與本校推廣教育中心合辦「檔案管理研習班─進階班第1期」。
	10月31日	事務助理吳連揚申請自願退休。
103	01月16日	田至琴主任屆齡退休由方美雲專員暫代。
	02月17日	方美雲代理組長奉派親送二二八事件檔案5件至檔案管理局。
	03月27日	本組與計算機與網路中心、人事室合辦「行政E化系統環境與功能簡介研習會」。
	05月12~13日	葉培生校聘組員奉派參加教育部假國家教育研究院臺中院區辦理「文書及檔案管理研習班」。
	05月16日	方美雲專員升任文書組組長。
	05月20~21日	方美雲組長奉派參加教育部假國立暨南國際大學辦理文書及檔案管理主管研習。
	06月20日	葉培生校聘組員奉派參加檔案局辦理「WEB版公文製作系統教育訓練」
	08月01日	本校組織改造，本組改隸秘書室。
	08月21日	本組與計算機與網路中心合辦「行政E化系統改版說明會」(第1場)
	09月09日	函請各單位就本校「檔案分類及保存年限區分表」修訂初稿，依承辦業務性質及檔案保存需要，就類目名稱(案名)、保存年限、內容描述等提供增刪修正意見。
	08月27日	本組與計算機與網路中心合辦「行政E化系統改版說明會」(第2)。
	10月25日	本組由雲平大樓東棟北側1樓搬遷至雲平大樓東棟南側5樓，庫房由雲平大樓B1搬遷至雲平大樓東棟南側5樓。
	10月27日	教務處課務組李嘉勳專員遷調至秘書室文書組專員。
	11月10日	行政E化系統跨瀏器改版上線。
104	01月01日	本校修正之「國立成功大學檔案分類及保存年限區分表(暫行版)」奉核自104年1月1日施行。
	01月30日	文書組陳詩君組員商調至臺中市政府。
	02月24日	中文系黃寶慧辦事員升任本組組員(陳詩君組員缺) 。
	03月19日	奉核執行校內檔案徵集計畫104至109年。
	04月17日	「國立成功大學檔案應用申請作業要點」草案，奉核提主管會報及行政會議。
	04月20~21日	李嘉勳專員奉派參加教育部假國家教育研究院臺中院區辦理「檔案管理研習班」。
	05月26~28日	方美雲組長奉派參加教育部假國立東華大學辦理文書及檔案管理主管研習。
	04月24~10月23日	李嘉勳專員奉派參加臺南市文化資產管理處委託國立臺南藝術大學辦理「104年度臺南市政府文化局經管文物管理維護及保存方式第二期教育訓練」。
	05月14日	召開公文線上簽核推動第1次核心小組會議。
	06月02日	修訂本校「檔案分類及保存年限區分表」並報送教育部審查。
	06月03日	技術工友陳秀英退休。
	06月12日	召開本校檔案應用說明及民眾申請流程演練。
	06月14日	奉核執行「國立成功大學檔案（含機密檔案）清查計畫」。
	06月16日	召開公文線上簽核推動第2次核心小組會議。
	06月22日	奉核執行「國立成功大學檔案管理緊急災害應變計畫」。

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